Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów przestało być kwestią teoretyczną. Obowiązek utworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dotyczy dziś nie tylko dużych przedsiębiorstw, ale również podmiotów publicznych oraz - w wielu przypadkach - samych kancelarii prawnych.
Podstawa prawna
Ramy prawne wyznacza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, wdrożona do polskiego porządku prawnego ustawą o ochronie sygnalistów.
Kluczowe obowiązki podmiotu:
- ustanowienie wewnętrznego kanału zgłoszeń gwarantującego poufność,
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni,
- przekazanie informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy,
- zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
Najczęstsze błędy
W praktyce najwięcej problemów sprawia zapewnienie realnej poufności oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń zgodnie z wymogami RODO. Kanał oparty wyłącznie o zwykłą skrzynkę e-mail zwykle nie spełnia standardu anonimowości.
Bezpieczny kanał powinien umożliwiać dwustronną, anonimową komunikację z sygnalistą aż do zamknięcia sprawy.
Jak możemy pomóc
Wspieramy podmioty publiczne i przedsiębiorstwa przy wdrażaniu procesów compliance w zakresie ochrony sygnalistów - od analizy obowiązków, przez przygotowanie procedury, po wybór bezpiecznego narzędzia do obsługi zgłoszeń.